Zaliczkowanie, przedpłaty, umowy zaliczkowe: stabilność finansowa nierzadko przyprawia przedsiębiorców o ból głowy – szczególnie właścicieli małych firm, freelancerów i przedsiębiorców solowych. Przeczytaj ten artykuł, a dowiesz się, w jaki sposób zaliczkowanie może stać się lekarstwem na Twoje zmartwienia dotyczące finansów.
Magia zaliczki
Czy kiedykolwiek martwiłeś się, jak opłacisz rachunki za przyszły miesiąc, a potem za kolejny, i kolejny… sam wiesz, dokąd to prowadzi. Nawet jeśli prowadzisz dobrze prosperującą firmę, to wciąż na dłuższą lub krótszą metę możesz martwić się o swoje finanse: klienci spóźniają się z płatnościami (lub, co gorsza, wcale nie płacą), jest martwy sezon lub po prostu brakuje Ci czasu, aby w końcu wysłać im te faktury. Przestań się martwić. Jest dla Ciebie nadzieja. Po pierwsze, zacznij korzystać z inteligentnego systemu księgowości. Program taki zdejmie z Twoich ramion ciężar fakturowania i będzie za Ciebie pilnować opóźniających się płatności od kontrahentów. Po drugie, zapewnij sobie stabilność finansową stosując umowy zaliczki. Uwaga spoiler: Twój inteligentny system księgowy będzie wiedział, jak sobie z nimi poradzić.
Zaliczkowanie może zapewnić Ci stabilność finansową… (Zdjęcie: gpointstudio | stock.adobe.com)
Zaliczka to rodzaj przedpłaty, czyli płatność z góry pobierana przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem produktu. Możesz o niej myśleć jako o depozycie złożonym na poczet pełnego kosztu dostarczanej w późniejszym terminie usługi. Jeśli wpłacasz zaliczkę za wykonywaną usługę oznacza to, że masz teraz do dyspozycji oddanego wykonawcę, przynajmniej na czas wykonywania projektu, gdyż za jego wykonanie częściowo już mu zapłaciłeś. Z drugiej strony, jeśli sam zażądasz zaliczki od Twojego klienta, będziesz miał lepszą gwarancję, że za swój czas otrzymasz wynagrodzenie. Prawnicy, konsultanci, graficy i elektrycy: zaliczkowanie daje liczne korzyści wszystkim niezależnym wykonawcom, a także firmom, które korzystają z ich usług. Lecz jest kilka warunków.
Wady i zalety umowy zaliczki
Po pierwsze często jest tak, że stronie zatrudniającej perspektywa płacenia z góry wcale się nie podoba. A co, jeśli dostarczona usługa lub produkty nie będą spełniały oczekiwanych standardów? Lub jeśli wcale nie zostaną dostarczone? Trzeba mieć przecież do kontrahenta sporo zaufania, aby podpisać z nim umowę zaliczki. Lecz w większości przypadków warto to zrobić. Ponieważ dla strony zatrudnionej oznacza to, że jego czas lub usługa zostały już kupione – i są oni teraz w pełni zdeterminowani, a nawet zobowiązani prawnie, aby wykonać zadanie. Co z kolei może nie podobać się niektórym wykonawcom: przecież gdy przyjąłeś zaliczkę, to MUSISZ teraz dostarczyć usługę lub produkt. Nie możesz nagle porzucić projektu dla nowego, bardziej atrakcyjnego, który nagle spadł Ci z nieba. Ale przecież i tak byś tego nie zrobił, prawda?
Ustalona opłata vs zaliczka godzinowa
Wielu wykonawców zarzeka się, że wolą pracować za ustaloną cenę niż otrzymywać wynagrodzenie godzinowe. Czują, że dzięki temu mają większą elastyczność. Załóżmy na przykład, że płacą Ci za napisanie trzech postów na blogu miesięcznie lub za zaprojektowanie dwóch stron internetowych, albo namalowanie 10 portretów – i że nikogo nie obchodzi, ile czasu Ci to zabierze. W takiej sytuacji możesz łatwo przewidzieć, jaki będzie Twój miesięczny dochód za wykonanie tych zleceń. Po drugie, jeśli uda Ci się wykonać zadania szybciej niż się spodziewałeś, masz więcej czasu, który możesz wykorzystać na pracę nad innymi projektami. Niestety często wcale tak nie jest: wykonanie zadania zabiera Ci więcej czasu niż wskazywałaby na to ustalona cena, czyli zasadniczo zarabiasz mniej. Zaliczka godzinowa to zatem doskonałe rozwiązanie wykorzystujące zalety obu tych systemów: jako niezależny wykonawca otrzymujesz wynagrodzenie za czas, jaki rzeczywiście spędzasz nad wykonaniem zadania, a poza tym masz ten luksus, że część płatności otrzymujesz z góry. Czy może być lepsze remedium na Twoje zmartwienia finansowe?
Zaliczka godzinowa to czerpanie korzyści z obu systemów… (Zdjęcie: goodluz| stock.adobe.com)
Umowa zaliczkowa jest łatwiejsza do zawarcia, niż się to na ogół wydaje. Postaw się na miejscu klienta: co jest mu potrzebne, by zaufać Ci na tyle, aby zapłacić z góry za Twoją pracę? Jeśli jest to nowy klient, to może warto zgodzić się na wykonanie niewielkiego projektu za ustaloną cenę, albo poprosić na początek o niewielką zaliczkę, którą przy kolejnych projektach będziesz mógł podnieść. Możesz też zaoferować jakąś zniżkę od swojej stawki godzinowej w zamian za to, że klient zgodzi się wpłacić zaliczkę. Jednak podstawą systemu zaliczkowego jest obopólne zaufanie – a najlepszym sposobem, aby je zdobyć jest wykonywanie solidnej pracy.
Jak ujmować zaliczki w systemie księgowym
Powiedzmy, że Twoja stawka godzinowa wynosi 100 dolarów, a wykonanie projektu zajmie około 100 godzin. Podpisujesz więc umowę zaliczki na 10 000 dolarów, odbierasz pieniądze i bierzesz się do pracy. **Nic prostszego, prawda? Tak, gdyby nie księgowość… ** Jak rozliczysz to w księgach rachunkowych, jeśli okaże się, że praca zajęła Ci tylko 80 godzin? Albo jeśli zajmie Ci ona 125 godzin? Korzystanie z inteligentnego programu księgowego z wbudowanym czasomierzem – takiego jak zistemo – może bardzo ułatwić ewidencję zaliczek. W programie takim wystarczy utworzyć zaliczkę, wysłać ją klientowi i czekać na powiadomienie, gdy zostanie ona przez klienta zapłacona.
Ewidencja zaliczki w inteligentnym systemie księgowym takim jak zistemo
Ty natomiast możesz spokojnie wziąć się do pracy – i automatycznie przypisywać wszystkie przepracowane godziny do projektu, za który otrzymałeś zaliczkę. Jeśli ilość przepracowanych godzin okaże się wyższa niż uzgodniono w umowie zaliczki, utworzysz fakturę na pokrycie kosztu dodatkowych godzin. To naprawdę proste – i możesz w ten sposób pracować dla dowolnej liczby klientów. Bez zamieszania, bez niepotrzebnych zmartwień – a swój czas możesz spędzać na robieniu rzeczy, które naprawdę się liczą. Takich jak wykonywanie pracy, którą kochasz z pełną przyjemnością. Dobrej zabawy! I zacznij korzystać z inteligentnego systemu księgowego już dziś – za darmo.
Pozdrawiam, zistemo
