Wciągu 30 dni, po otrzymaniu towaru lub usługi, czy może na koniec miesiąca? Dzisiaj zajmiemy się terminami płatności oraz przypomnieniami o zaległych płatnościach – o tym, jak ważne jest wybranie odpowiedniego terminu. Lecz najpierw opowiem wam pewną historię.
Historia Steva, któremu nie płacono
Pewnego razu był sobie młody utalentowany mężczyzna o imieniu Steve. Był naprawdę świetnym rzemieślnikiem, dobrym zarówno w projektowaniu, jak i wykonywaniu swoich wyrobów. Zaczął nawet zarabiać na pracy własnych rąk. Rodzina, przyjaciele, znajomi przyjaciół, a potem znajomi tych znajomych oraz członkowie ich rodzin płacili mu za wyroby, które u niego zamawiali. Wszystko szło świetnie. Do czasu.
Sprawy zaczęły się nieco wymykać spod kontroli, a Steve zdał sobie sprawę, że choć pracował ciężko dzień i noc, jego konto bankowe było puste. Dlaczego? Ponieważ była jedna rzecz, w której Steve nie był dobry: było to odbieranie płatności. Nigdy za bardzo nie lubił parać się obliczeniami – przynajmniej nie tymi na fakturach i wyciągach bankowych. Nie obchodziły go zbytnio liczby i wprost nienawidził wszystkiego, co wiązało się z księgowością. Zwłaszcza faktur. Nie chciał tracić na nie swojego cennego czasu. W ogóle wolał nie zawracać sobie tym głowy. Zwykle nawet nie wysyłał prawdziwej faktury, odbierał po prostu należną kwotę w gotówce. A jeśli już zdarzyło mu się wysłać fakturę, używał po prostu darmowego szablonu z internetu, w którym wypełniał puste pola. Nie zastanawiał się nawet, czy 30-dniowy termin płatności faktury jest dla niego korzystny, jeśli taki widniał na szablonie, Steve go używał. Bardzo rzadko zdarzało mu się wysyłać przypomnienia o płatnościach, tego też nienawidził. Lubił po prostu pracować, robił swoje, a niezapłacone faktury wciąż pozostawały niezapłacone, gdyż nie chciał upominać się o pieniądze. Przecież wszyscy jego klienci byli przyjaciółmi, członkami rodziny lub znajomymi przyjaciół. A on był szczęściarzem, który mógł zarabiać na życie robiąc to, co kocha.
Profesjonalne terminy płatności
„No dobrze” – pewnie sobie pomyślisz. – „Ale ja wcale nie jestem taki jak Steve! Ja jestem profesjonalistą. Wiem, jak ważna jest księgowość. Używam w tym celu profesjonalnego narzędzia do fakturowania, które wysyła nawet automatyczne przypomnienia o płatnościach.” Świetnie, tak trzymaj! Lecz czy na pewno w pełni zdajesz sobie sprawę z tego, jaki wypływ na twoją firmę mają przypomnienia o płatnościach? Ustalenie odpowiednich terminów płatności może sprawić, że twoja firma rozkwitnie, natomiast nieodpowiednie terminy mogą doprowadzić ją do ruiny. Zobaczmy, jakie błędy popełnił Steve.
Niebezpieczny 30-dniowy termin płatności
Pierwsza sprawa: 30 dni to nie najlepsza opcja, lepiej jej unikaj. Wiem, z pewnością widzisz ją na wielu fakturach, które odbierasz. Lecz czy masz postępować w ten sposób tylko dlatego, że inni tak robią? Czy skoczyłbyś z mostu…? Jesteśmy dorośli, więc nie ma potrzeby kończyć tego pytania. Wróćmy do sprawy: 30-dniowy termin płatności oznacza, że od dnia wystawienia faktury jej odbiorca ma 30 dni na uporanie się z płatnością. Co się dzieje, kiedy ty otrzymujesz fakturę z takim terminem? Czy płacisz od razu? Nie. Jeśli jesteś jak większość ociągających się osób, odkładasz fakturę w bezpieczne miejsce, najczęściej na kupkę z podobnymi rachunkami, aby ją później zapłacić. Za 30 dni, raczej nie wcześniej. Jeśli natomiast to ty wystawiasz fakturę, co dzieje się na twoim koncie bankowym? Pozostaje ono puste. Przez cały miesiąc. Mimo, że dostarczyłeś swoją usługę lub produkt na czas. Będziesz musiał zaplanować swój budżet cały miesiąc naprzód, a dla freelancera, podobnie jak dla właściciela małej firmy, jeden miesiąc może okazać się długim okresem czasu. Długi i trudny do przewidzenia miesiąc, kiedy oczekujesz na zapłatę. Pozwól, że coś ci powiem: jeśli nie jesteś właścicielem dużej firmy, osiągającej dobre wyniki finansowe, nie stosuj 30-dniowego terminu płatności. Zamiast tego, zastosuj krótszy i jasno określony termin, na przykład 7- lub 10-dniowy. Co prowadzi nas do kolejnej zasady:
Jasno określone terminy płatności
Im jaśniej wskazany termin płatności na fakturze, tym szybciej otrzymasz zapłatę. Na przykład na fakturach w języku angielskim często pojawia się termin „Net 7”, co oznacza termin 7-dniowy. Czyż nie byłoby dużo prościej użyć wyrażenia „7 days”, od razu oczywistego dla każdego? Jednak najlepszym ze sposobów jest dokładne podanie dnia, do którego należność powinna zostać uregulowana. To dlatego zistemo jest tak zaprojektowana, że na każdej fakturze automatycznie pojawia się data jej zapłaty. Wybierasz z rozwijanego menu dogodny dla siebie okres czasu, a zistemo przelicza go na konkretną datę, rozpoczynając od daty wystawienia faktury (opcja ta jest całkowicie elastyczna i może być wcześniej ustawiona).
Ustawianie przyjaznych przypomnień o płatnościach
Steve często nie otrzymuje swojego wynagrodzenia, ponieważ brakuje mu odpowiedniej strategii dotyczącej przypomnień o płatnościach. Nie ma nawet prawidłowego wyobrażenia o tym, czym jest płatność i myli ją z proszeniem się o pieniądze. To bardzo częsty błąd. Lecz przecież są to twoje zarobione pieniądze! Każdy grosz. Taki jest układ: ty wykonujesz porządną pracę, a klient płaci dobre pieniądze. A jeśli ktoś nie wywiązuje się z ustalonych przez ciebie terminów, to nie twoja wina. Wysyłasz mu przyjazne przypomnienie – przyjazne, lecz oczywiście stanowcze. Jeśli korzystasz z zistemo, możesz ustawić automatyczne przypomnienia o płatnościach w ciągu kilku sekund, korzystając z profesjonalnego szablonu lub tworząc swoje własne przypomnienie. A ponieważ zistemo jest międzynarodowa, daje ci możliwość wysyłania przypomnień w kilku językach. Kilka kliknięć i gotowe. Nigdy więcej nie marnuj swojego cennego czasu na przypominanie o zaległych fakturach.
PayPal, karta kredytowa i strategie płatności
Jak otrzymywać płatności szybciej? Zaoferuj klientom tak wiele opcji płatności, jak to możliwe. Przelew bankowy, karta kredytowa, PayPal lub Stripe? Daj im wybór! W zistemo zaprojektowaliśmy elastyczne opcje płatności, byś mógł otrzymywać wynagrodzenie szybciej. Lecz pamiętaj: W zależności od tego, gdzie mieszkasz, niektóre z tych serwisów mogą pobierać opłatę – od ciebie, nie od klienta. Opłata ta zazwyczaj naliczana jest procentowo od kwoty transakcji. Co oznacza, że jest to procent z twojego dochodu, który musisz wziąć pod uwagę planując swoją strategię płatności. Możesz na przykład rozważyć wkalkulowanie tej opłaty w swój system cenowy. Zasada jest prosta: im łatwiej można zapłacić fakturę, tym szybciej będzie ona zapłacona. O tym właśnie musisz pamiętać ty i Steve, aby móc kontynuować swoją działalność.
Ps. Jeśli zagraniczne pojęcia, takie jak Net, EOM czy PIA są ci obce, tutaj możesz znaleźć dobry przegląd międzynarodowych wyrażeń związanych z płatnościami (w języku angielskim). Lecz nie martw się: nie musisz znać biegle języka biznesu, aby prowadzić dobrze prosperującą firmę. Od tego jesteśmy my!
Powodzenia w prowadzeniu działalności, pracuj solidnie i baw się dobrze!
Pozdrawiam, zistemo
