Dawno dawno temu, na planecie Ziemia rozwinął się gatunek ludzki – a z nim sztuka opowiadania gawęd. Opowieści mają niezwykłą moc: fascynują, uczą, przerażają, motywują. Dobra opowieść może wywołać salwę śmiechu lub potok łez. Opowieści realizowane są na wielkim ekranie, gdzie prowadzą nas w krainę marzeń. Mogą one także wzmocnić przesłanie Twojego kolejnego projektu.

Rola gawędy w zarządzaniu projektem

Sztuka tworzenia i opowiadania barwnych historii jest tak stara jak ludzkość; być może to właśnie ta umiejętność odróżnia nas od innych gatunków. Od tysięcy lat, bardowie i wieszcze przykuwali uwagę słuchaczy jednym wspólnym elementem ich opowieści: konceptem podróży bohatera, co fachowo nazywa się monomitem. Tradycyjna podróż bohatera, to – jak twierdzi językoznawca Joseph Campbell – historia w trzech aktach: wyjście na wyprawę, inicjacja, powrót. Ktoś (czyli nasz przyszły bohater) czuje zew przygody lub powołanie i wyrusza w nieznane; następnie jego (lub jej) determinacja i siła są poddawane licznym próbom; a po szczęśliwym ich przebrnięciu osoba ta powraca jako bohater: mężczyzna (lub kobieta), który zmienił siebie i świat wokół siebie na lepsze.

Opowieść o bohaterze w zarządzaniu projektem

No dobrze – pewnie sobie myślisz – lecz co podróż bohatera ma wspólnego z projektem w mojej firmie? Jak się zaraz przekonasz, bardzo wiele.

Projekt jako podróż

Spójrzmy na Twój projekt jak na podróż: od pierwszego przebłysku nowego pomysłu do w pełni rozwiniętego projektu. Droga jest daleka i pełna nieprzewidzianych wyzwań i niebezpieczeństw. Aby je wszystkie pokonać, musisz wciąż zmieniać swój projekt i dostosowywać go do nowych okoliczności. Aż powrócisz w wynikami, jakich pragnąłeś.

Dobry kierownik projektu rozpoczyna podróż bohatera – przepraszam, projektu – spotkaniem startowym i celebruje początek wielkiej przygody fanfarami. W trakcie trwania projektu, Ty i członkowie Twojego zespołu będziecie się uczyć. Będziecie upadać. Podnosić się i walczyć uparcie dalej – aż do zwycięstwa. Ostatecznie i tak będziecie musieli wykonać codzienną pracę – lecz doświadczenie i to, czego się po drodze nauczycie, zmienią was tak, jak bohatera w heroicznej opowieści.

Czy to nie intrygujące?

Potęga opowieści

W tym właśnie przejawia się piękno dobrze opowiedzianej historii: to nie tylko opowieść przyjemna dla ucha i ekscytacja trasą odczytaną na mapie lub obiecującymi statystykami – potęga opowieści o bohaterze działa znacznie głębiej. Opowieść taka angażuje słuchacza na bardzo osobistym i emocjonalnym poziomie. Zamiana projektu w porywającą opowieść wywoła pełną zapału dyskusję i pomoże Tobie i Twojej ekipie widzieć wszystko takim, jakie jest naprawdę. Dlaczego?

Opowieści mogą wnikać głęboko w serca, lecz nigdy nie są one abstrakcyjne: mówią one o konkretnej osobie i o konkretnych sprawach, nie o liczbach i punktach na osi czasu. Zamiast tylko przypisywać zadanie X pracownikowi Y sprawiasz, że ludzie i ich zadania stają się częścią porywającej narracji. Każde, choćby najprostsze zadanie jest ważne i każda zaangażowana w projekt osoba czuje, że ma wpływ na końcowy efekt przygody.

Skuteczne zarządzanie projektem: opowieść w trzech aktach

I. Bohater wyrusza w podróż – spotkanie startowe Twojego projektu

W pierwszej fazie podróży musisz się wyzbyć lęku przed nieznanym…
(everythingpossible/ stocks.adobe.com)

W fazie początkowej podróży musisz wyzbyć się lęku przed nieznanym – czyli „napisać koncept”. Zrób użytek ze swojej wyobraźni i napisz opowieść w najdrobniejszych szczegółach, osadzając w niej swoich bohaterów. Spróbuj określić, kto jest złoczyńcą, kto bohaterem, a kto jego pomocnikiem. Może ten zły to dyrektor firmy konkurencyjnej dla Twojego projektu, a może to brak środków, który  nie pozwala Twojemu zespołowi w pełni realizować heroicznej wizji? Przedstawienie problemów szarej rzeczywistości w formie motywującej opowieści może pomóc wam pokonać przeciwności w duchu zabawy i optymizmu. Poza tym, dzięki nowo odkrytym zdolnościom do opowiadania gawęd możesz nawet sprawić, że przeciwnicy Twojego projektu staną się jego gorącymi zwolennikami.

II. Inicjacja – etap wyzwań i prób

Przygotuj się na walkę…
(lassedesignen / stocks.adobe.com)

To na etapie inicjacji zaczyna się robić gorąco. Wszystko może iść zupełnie niezgodnie z planem lub możesz po prostu utknąć w ślepym punkcie. Zadania zabierają więcej czasu, niż się spodziewałeś, ludzie zachowują się w nieprzewidziany sposób – wiedz, że niespodzianki to nieodłączny element przygody. Dodaj do opowieści kilka momentów grozy, przecież Twój bohater jest nieustannie poddawany próbom charakteru. Lecz pamiętaj o jednym: bohater zawsze wychodzi zwycięsko ze wszystkich tarapatów. Przygotuj się na walkę: znoś dzielnie próby, adaptuj się do nowych okoliczności, powstawaj z upadków, a Twój projekt zakończy się sukcesem.

III. Powrót bohatera – podsumowanie projektu

Podobnie jak bohater musi wrócić do codzienności, tak ty musisz dbać o swój projekt… (loreanto / stocks.adobe.com)

Kiedy już osiągniesz sukces, Twój czas prób się zakończy – lecz nie ciężka praca. Podobnie jak bohater musi powrócić do swej codziennej rzeczywistości, tak samo Ty musisz teraz kontynuować swój projekt. Nie możesz po prostu porzucić utworzonej strony internetowej, zaniedbać produkt lub cokolwiek, nad czym pracowałeś. Nie. Podobnie jak bohater, musisz wciąż być czujny, aby to, co stworzyłeś, o co tak mocno walczyłeś, przetrwało w zmieniającym się środowisku. Dokumentacja projektu, założone konta i strategia długoterminowego zarządzania: wszystkie te elementy są ważne na ostatnim etapie podróży do udanego projektu.

Dopiero wtedy nadejdzie czas, aby odtąd żyć (i pracować) długo i szczęśliwie. Aż do czasu, gdy obudzi się w Tobie  duch kolejnej przygody.