Bezpieczeństwo danych to sprawa każdego, szczególnie w dzisiejszym świecie wirusów komputerowych, naruszeń prywatności i ataków hakerów.
Jak bezpieczne są dane Twojej firmy?
Zrób quiz!
Zdjęcie: Amy Walters / stock.adobe.com
Pytanie: Gdzie przechowujesz dane swoich klientów?
- Dobre pytanie! Moja asystentka z pewnością zna odpowiedź, skontaktuje się z tobą tak szybko jak to możliwe. Jaki jest twój numer?
- Dane klientów? Jestem freelancerem, nie kolekcjonerem danych! Jeśli ktoś mnie potrzebuje, skontaktuje się ze mną za pomocą formularza na mojej stronie.
- Come on… Mamy rok 2017. Wszystkie kontakty mam w swoim smartfonie. Jeśli chcę, mogę je nawet zsynchronizować z laptopem.
- Dane moich klientów są bezpieczne: mam je wszystkie w pliku Excel na pulpicie komputera. Oprócz tego co miesiąc robimy ich kopie zapasowe.
Odpowiedź: zadbaj o prywatność danych swoich klientów!
Co jest najcenniejsze w Twojej firmie? To nie pieniądze i nie czas. To Twoi klienci! Nieważne czy jesteś wielkim graczem czy rozpoczynającym karierę freelancerem, nieważne jak bardzo poświęcasz się pracy i jak dobry jesteś w tym co robisz. Bez ludzi, którzy od Ciebie kupują szybko wypadniesz z gry. Dobra obsługa klientów jest istotna, lecz do tego potrzebne Ci są ich dane. Od nazwisk i kontaktów po metody płatności i preferencje klientów: jakiekolwiek dane powierzają Ci klienci, musisz zachować ich prywatność. Upewnij się, że wiesz co się dzieje z danymi, które klienci podają w formularzu kontaktowym i w jaki sposób przetwarzane są ich płatności. Najlepiej używać w tym celu godnego zaufania systemu zarządzania relacjami z klientem, działającego w prywatnej chmurze internetowej. Tak aby wszystkie ważne dane były bezpieczne, a jednocześnie po ręką zawsze kiedy ich potrzebujesz.
Pytanie: gdzie przechowujesz swoje faktury i rachunki?
- Dziękuję za pytanie. Proszę skontaktować się z działem księgowości. Zaraz, zaraz… jaki tam do nich jest numer?
- Serio… księgowość przyprawia mnie o ciarki! Liczby, podatki, opóźnienia w płatnościach… jak ludzie to ogarniają? Okay, więc jakie było pytanie…?
- A kto w dzisiejszych czasach zawraca sobie głowę fakturami? Korzystam z aplikacji, która robi to automatycznie za mnie. Choć prawdę mówiąc nie wiem, gdzie zapisuje moje faktury.
- Wszystkie swoje faktury mam poukładane na biurku, a ich kopie na przenośnym dysku. Jak już mówiłem, co miesiąc robimy też kopie zapasowe. Poza tym drukujemy je wszystkie i wkładamy do szafki z segregatorami. Lepiej dmuchać na zimne!
Odpowiedź: znajdź bezpieczne miejsce na swoje faktury i rachunki!
Dobrze zorganizuj przechowywanie faktur! Jeśli prowadzisz firmę – jakąkolwiek firmę – zobowiązany jesteś prowadzić ewidencję wszystkich swoich rachunków. Drukowanie ich i przechowywanie w segregatorach jest wciąż bardzo popularne (a czasami nawet wymagane prawnie), lecz niestety nieefektywne. Korzystanie z programów do księgowania to dobry sposób na ewidencjonowanie danych. Lecz pozostaje jeszcze pytanie: gdzie trzymać te dane, by były bezpieczne. Korzystanie z zaufanego profesjonalnego systemu księgowego w chmurze rozwiązuje ten problem. Kopie zapasowe, bezpieczeństwo, dostępność – wszystko to jest zapewnione, a co więcej, dane są zawsze aktualne.
Pytanie: co robisz ze swoimi danymi ewidencji czasu?
- Ewidencja czasu? A, tak, tak… moi pracownicy na pewno rejestrują czas pracy. Choć nie mam pojęcia, w jaki sposób to robią. Będziesz musiała zapytać Olę z działu kadr. Ona wie.
- Przyznaję się do winy… Wiem, że powinienem rejestrować czas pracy, ale… Sami wiecie, jak to jest. Czasem o tym pamiętam, a czasem nie.
- Come on… mamy rok 2017. Czy ktokolwiek jeszcze ewidencjonuje czas pracy? Mam pełne zaufanie do moich ludzi… Poza tym płacę im za efekty, nie za ich czas.
- Zainwestowaliśmy ostatnio w specjalny system ewidencji czasu, który naprawdę dobrze się sprawdza. Choć był niestety bardzo drogi… I oczywiście wszystkie pliki Excel mam w swoim laptopie.
Odpowiedź: nie trać z oka danych ewidencji czasu.
Bez względu na to czy jesteś samodzielnie działającym freelancerem, właścicielem małego start-upa czy dużej firmy, rejestruj czas pracy. Świadomość tego, nad jakimi zadaniami Ty i Twoi pracownicy spędzacie czas zwiększy waszą wydajność i zaoszczędzi Ci kosztów. Lecz co zrobić z danymi ewidencji czasu? Dobra kontrola czasu nie polega na monitorowaniu swoich pracowników w stylu Wielkiego Brata, ani nie kończy się na sporządzeniu miesięcznego arkusza czasu pracy. Inteligentna ewidencja czasu pracy to w takim samym stopniu dbanie o zdrowie pracowników (i o swoje własne), jak i dbanie o lepszą wydajność. Jeżeli jesteś świadomy tego, ile czasu zajęło dane zadanie, a tym samym tego, ile czasu poświęciłeś danemu klientowi, w oparciu o te dane będziesz w stanie podejmować lepsze decyzje biznesowe w przyszłości. Lecz pamiętaj, żeby zawsze zachować prywatność danych zebranych podczas rejestracji czasu.
Zdjęcie: tashatuvango / stock.adobe.com
Pytanie: kto ma dostęp do danych Twojej firmy?
- No wiesz, to ja jestem szefem, więc wiem, co się dzieje w mojej firmie. Kto jeszcze oprócz mnie? Hmm… Zwróćmy się z tym pytaniem do mojej asystentki.
- Dobre pytanie. Działam samodzielnie, więc chyba tylko ja mam dostęp do swoich danych. No i może jeszcze Marek – ten znajomy, który robił dla mnie stronę. Może też Renata, która kiedyś prowadziła dla mnie księgowość. Nie wiem czym się teraz zajmują…
- Ja i moi pracownicy używamy super bezpiecznej aplikacji w smartfonie. Życie w XXI wieku jest takie fascynujące…! Nie wyobrażam sobie, jak ludzie kiedyś żyli bez aplikacji.
- Jestem naprawdę dumny z naszego systemu zmiany haseł. Jest tak przemyślny, że sam czasem nie pamiętam aktualnego hasła. Lecz bez obaw, mam je wszystkie w notatniku! Więc moi pracownicy też mogą tam zajrzeć w razie potrzeby.
Odpowiedź: kontroluj, kto ma dostęp do Twoich danych.
Wiedza to potęga, więc bardzo ważne jest, aby kontrolować komu dajemy dostęp do danych naszej firmy. Po pierwsze, nigdy nie wyjawiaj nikomu swoich haseł i nie zapisuj ich. Dobrze przemyśl, jakie aplikacje instalujesz na swoim smartfonie i na dostęp do których danych zezwalasz tym aplikacjom. Określ, które dane Twojej firmy są najbardziej poufne i którzy ludzie mogą mieć do nich dostęp. A co najważniejsze, używaj rozwiązań firmowych, które mają różne opcje dostępu do danych. Pracownikom tymczasowym zakładaj konta tymczasowe, a tylko najbardziej zaufanym ludziom dawaj pełny dostęp do danych. Nie zapominaj także, aby zamykać te konta, gdy któryś z pracowników odchodzi z Twojej firmy.
Zdjęcie: vege / stock.adobe.com
Ostatnie pytanie, lecz równie ważne, jak pozostałe: jak często aktualizujesz swój system?
- O jaki system chodzi? Poczekaj chwilę, napiszę maila do Martyny z działu informatyki. Ona powinna wiedzieć.
- Pyć aktualizacje. Nienawidzę, gdy robię coś na komputerze, a on nagle pyta, czy się może zamknąć. Prawie nigdy go nie aktualizuję.
- Dlatego tak kocham swojego smartfona! Nic nie muszę z nim robić. On sam o wszystkim decyduje. Choć nie mam pojęcia, jak często się aktualizuje…
- Nie możemy w tym momencie przeprowadzić aktualizacji, gdyż zainstalowaliśmy nowy system ewidencji czasu pracy. Powiedziano mi, że nie będzie on działał z nową wersją.
Odpowiedź: przeprowadzaj aktualizacje regularnie!
Proszę Cię. ZAWSZE instaluj aktualizacje. Upewnij się, że używasz najnowszej wersji programów i aplikacji. Pozwól, że tak to ujmę: czy wymieniłbyś zamek w samochodzie, gdybyś wiedział, że nie działa prawidłowo? Tak, na pewno byś to zrobił. W przypadku komputerów, ich aktualizacje najczęściej obejmują usuwanie błędów w funkcjonowaniu, a nawet luk bezpieczeństwa. Lecz pamiętaj, żeby na wszelki wypadek zrobić kopie zapasowe danych, zanim przeprowadzisz aktualizację. A jeśli chcesz uniknąć związanych z tym problemów, skorzystaj z profesjonalnego rozwiązania w chmurze, które zatroszczy się i o aktualizację i o kopie zapasowe. Takiego jak na przykład zistemo.
Bezpieczeństwo Twoich danych firmowych to także nasza sprawa.
Aby ułatwić Ci życie, wszystkie procesy zintegrowaliśmy w jednej aplikacji – od fakturowania, po rejestrację czasu i przetwarzanie płatności. A wszystko to z pełną kontrolą dostępu, inteligencją biznesową i systemem kopii zapasowych. Dzięki naszym rozwiązaniom opartym na chmurze, wszystkie dane Twojej firmy są przechowywane w jednym miejscu: na wysoce chronionych serwerach w Szwajcarii, z wykorzystaniem standardów bezpieczeństwa szwajcarskiej bankowości. Czy brzmi to zbyt pięknie, aby było prawdziwe? Sam spróbuj! Zupełnie za darmo, bez żadnych zobowiązań.
Pozdrawiam, zistemo
