Dziś chciałabym ci opowiedzieć, jak freelancerzy mogą nauczyć się lepiej zarządzać swoimi projektami. Wyjaśnię, na czym polega zarządzanie projektami oraz w jaki sposób możesz wykorzystać metodologię zarządzania projektami, aby poprawić swoje umiejętności kierownicze.
Zarządzanie projektami. O rany, ależ to brzmi… To jeden z tych popularnych w dzisiejszym świecie biznesu zwrotów i źródło kolejnych równie niemądrze brzmiących sformułowań. W końcu, co to jest tak naprawdę ten projekt? Czy zdarzyło ci się być kiedykolwiek zaangażowanym w podprojekt lub brać udział w spotkaniu, na którym omawiano zwinne podejście do zarządzania? Tak? Świetnie! Więc z pewnością już wiesz: mądre zarządzanie projektami nie jest łatwą sprawą. A jeśli nie byłeś nigdy zaangażowany w zarządzanie projektem? To też dobrze. Nadszedł czas, by to zmienić.
Etapy zarządzania projektem
Po pierwsze nie martw się: wcale nie musisz znać modnych zwrotów czy sformułowań, aby dobrze sobie radzić jako kierownik projektu. Mądre planowanie to przede wszystkim sprawa zdrowego rozsądku – oraz zdolności do integrowania planów na przyszłość z obecną rzeczywistością. W tym właśnie chcę ci pomóc. Zarządzałam projektami już w czasach, kiedy nikt ich jeszcze nie nazywał projektami. Jak sądzisz, jak inaczej Agent 007 mógłby ukończyć swoje misje? Oczywiście, że mu w tym pomagałam.
Misja czy projekt, to bez znaczenia – dreszcz emocji jest zawsze ten sam. Tylko sobie wyobraź ten wielki entuzjazm na początku, ciężkie chwile i kryzysowe sytuacje w trakcie realizacji projektu i uniesienie, kiedy wreszcie cel zostaje osiągnięty. Misja ukończona. Właśnie to kocham w projektach: wymagają one pracy zespołowej. Każdy z członków ekipy robi to, w czym jest najlepszy – i wspólnie wypełniają swoją misję. Mądra organizacja i sprawna komunikacja są czynnikami kluczowymi. I tutaj właśnie ja się sprawdzam: zistemo - jako twoje narzędzie do zarządzania projektami - sprawia, że planowanie i realizacja projektu stają się dużo prostsze. Bez względu na to, jak wiele projektów wykonujesz jednocześnie: utwórz automatycznie plan dla każdego z nich i przejmij nad nimi pełną kontrolę.
Sprawna komunikacja
zistemo umożliwia sprawne komunikowanie się zawsze, wszędzie i z każdego urządzenia. Żeglujesz przy wybrzeżu Atlantyku? Wspaniale. Jeśli tylko masz połączenie z Internetem, będziesz na bieżąco ze wszelkimi ustaleniami. Chcesz się zrelaksować w spokoju? Rozłącz się i ciesz się żeglugą. Nadrobisz wszystko, kiedy będziesz na to gotowy. A ponieważ przeciętny projekt trwa o wiele dłużej niż jeden dzień, zarchiwizuję dla ciebie wszystkie konwersacje i dane, by były na miejscu, gdy ich będziesz potrzebował. Byś w przyszłym miesiącu nie musiał omawiać ponownie tych samych spraw.
Cele i etapy
Każdy potrzebuje celu – a projekty nie są tu wyjątkiem. Lecz jednorazowe stwierdzenie, co jest twoim celem to za mało, by misja zakończyła się powodzeniem. Należy zdefiniować najważniejsze zadania i etapy, aby usprawnić komunikację oraz wzbudzić motywację w osobach zaangażowanych w pracę nad projektem. Dlatego zistemo umożliwia dzielenie projektów na zadania. Następnie przypisujesz do nich odpowiednie cele, osoby i terminy realizacji – i możesz zaczynać. A ponieważ dobrze wiem, że projekty są elastyczne, istnieje możliwość dodawania i zmieniania zadań, kiedy zajdzie taka potrzeba. Bez konieczności organizowania dodatkowych nerwowych spotkań z ekipą: zaglądając na pulpit zistemo szybko zauważysz, które zadania sprawiają problemy, a które zostały łatwo sfinalizowane. Możesz to sprawdzić, kiedy tylko chcesz. Teraz ty i twoja ekipa łatwiej podejmiecie odpowiednią decyzję. W dowolnym czasie.
Rejestracja czasu = zarządzanie czasem
Inteligentna rejestracja czasu to dla powodzenia twojej misji niezwykle ważna sprawa. Dzięki zistemo masz nie tylko dokładny harmonogram dla każdego zadania i projektu, lecz także widzisz wyraźnie, kto, gdzie i jak długo nad czym pracuje. Za pomocą automatycznego czasomierza, członkowie twojej ekipy mogą się zalogować, wybrać zadanie, nad którym pracują i rozpocząć pracę. Bez względu na to gdzie są i która jest godzina. Oczywiście istnieje także możliwość dodawania tych danych ręczenie – nie jest przecież możliwe logowanie czasu każdej rozmowy telefonicznej. Teraz wyraźnie widzisz, jakie są koszty pracy twoich pracowników w rzeczywistym czasie.
Organizacja czasu pracy zespołu
System rejestracji czasu w zistemo dostarczy ci szczegółowych danych dotyczących każdej sekundy przepracowanej przez członka twojego zespołu. Dzięki temu wyraźnie widzisz, które zadania są najbardziej czasochłonne oraz gdzie każdy z członów zespołu rzeczywiście spędza czas. Być może twój autor tekstów reklamowych spędza zbyt wiele czasu nad SEO, zamiast skupić się na pisaniu przekonującego tekstu. Może to projektant wykańcza za niego teksty - a za niego z kolei ktoś inny wykonuje logo. Nagle może się okazać, że warto zupełnie przeorganizować zespół: wyznaczyć nowego kierownika zadania lub przydzielić zadania innym osobom. Dobry projekt jest tylko tak dobry, jak zespół pracujący nad nim. Dobra komunikacja i mądre kierownictwo to ważne czynniki mocnej ekipy. zistemo zapewnia obydwa.
Kontrola budżetu
Jestem pewna, że już to znasz: mocno zmotywowany zespół pracuje energicznie nad kolejnym zadaniem – a tu nagle bum! Powszechny problem psuje całą zabawę: zabrakło pieniędzy. To zdarza się często: misja nie zostaje ukończona, ponieważ tuż przed zakończeniem budżet został wyczerpany. Wówczas cały projekt upada, lub - co osobiście uważam za większy grzech - misja zostaje uznana za wykonaną, choć w rzeczywistości daleko jej do tego. Projekt, który musi zostać przerwany z powodu braku środków można uznać za niemal bezwartościowy – dla ciebie, dla twojego klienta i zespołu. Lecz bez obaw: nie pozwolę, aby tobie się to przytrafiło. zistemo daje ci pełną kontrolę nad budżetem, na bieżąco w każdym momencie. Dzięki temu widzisz dokładnie swoje wydatki i koszty pracownicze przypisane do każdego projektu, zadania i klienta. Za pomocą jednego kliknięcia zalogowany czas pracy zostaje zamieniony na fakturę, twój klient otrzymuje rachunek, a środki sprawnie przepływają.
Faktury i kosztorysy
Ponieważ zistemo przypisuje każde zadanie do projektu, a każdy projekt do klienta, możesz natychmiast rozliczać się z każdej naliczonej sekundy oraz swoich wydatków. Zawsze i wszędzie. Widzisz wyraźnie, które faktury zostały już zapłacone, a które jeszcze zalegają. Oczywiście, w ciągu kilku sekund, możesz również zamienić kosztorys na fakturę w – szybko, sprawnie, profesjonalnie. Natychmiast widzisz, jak dokładny był twój kosztorys i możesz dostosować fakturę odpowiednio do bieżących danych. Możesz bezpośrednio poinformować klienta o wszelkich dokonanych zmianach, a wszystkie wasze rozmowy będą przechowywane wraz z fakturą. Teraz wszelkie wątpliwości rozwiążesz w łatwy sposób i na spokojnie – a twoje relacje z klientem umacniają się.
Misja ukończona?
Wszystkie etapy zostały zakończone, utrzymałeś budżet na zaplanowanym poziomie i twoja misja została ukończona: czas, by to uczcić! Twój zespół i ty zasłużyliście sobie na to. Lecz pamiętaj: czas po wykonaniu projektu to jednocześnie czas przed projektem. Nawet jeśli prowadzisz ich kilka jednocześnie – jestem tu, żeby ci pomóc. Zasiądź w panelu sterowania zistemo i przejmij pełną kontrolę nad celami, finansami i zespołem projektu. Dzięki zistemo, ty i twoja ekipa jesteście gotowi wyruszyć na kolejną wielką misję. Zawsze. Wszędzie. Razem.
Ciesz się wyprawą!
Pozdrawiam, zistemo
