Aplikacje do skanowania rachunków i paragonów, jak na przykład Xpenditure, Shoeboxed lub Expensify nie tylko bardzo ułatwiają życie, lecz można także dzięki nim zaoszczędzić. Prowadzenie ewidencji wydatków jeszcze nigdy nie było tak proste i szybkie: wystarczy zeskanować i zapisać rachunek. Lecz którą z aplikacji do ewidencji wydatków wybrać? Aby zaoszczędzić ci trochę czasu, przeprowadziliśmy analizę trzech aplikacji. Bez względu na to, na którą się zdecydujesz, każda z nich jest w pełni zintegrowana z zistemo.
Witamy w roku 2016!
Dwa pierwsze tygodnie Nowego Roku są już za nami. Być może złamałeś już swoje pierwsze noworoczne postanowienia, ponieważ poczucie codzienności powoli powraca. Coś jednak zmieniło się na lepsze: dziś możesz powiedzieć do widzenia swoim starym postanowieniom dotyczącym prowadzenia firmy. Dzięki zistemo z łatwością ogarniasz wszystkie finanse i faktury. Twój czas pracy będzie starannie poukładany, zanotowany i podzielony pomiędzy poszczególnych klientów i zadania. Wszystko pod coraz większą kontrolą!
Aplikacje skanujące paragony i rachunki
Z zistemo oszczędzasz pieniądze nawet wtedy, gdy je wydajesz. To nie żart: zistemo skrzętnie notuje wszystkie twoje wydatki. A świadomość tego gdzie, na co i ile wydałeś, pozwoli ci z czasem wydawać mniej – tą teorię udowodnia nauka, doświadczenie i zdrowy rozsądek. Aby jeszcze bardziej ułatwić proces ewidencji wydatków, utalentowani informatycy z zistemo zapewnili pełną integrację z Xpenditure, Shoeboxed i Expensify. Te trzy wspaniałe aplikacje automatycznie skanują, odczytują i archiwizują wszelkie rachunki. Jak magicy, zamieniają wyświechtane stare rachunki na liczby i dane, z którymi może już pracować każda księgowa – najlepiej, gdy jest to księgowa cyfrowa, taka jak zistemo.
Analiza obrazu i rozpoznawanie wzoru
Oczywiście nie ma w tym prawdziwej magii. Wszyscy wiemy, że cały sekret aplikacji skanujących rachunki tkwi w analizie obrazu i rozpoznawaniu wzoru – to żadna nowość. A jednak jestem dla nich pełna podziwu. Jeśli się nad tym głębiej zastanowisz, też będziesz. Pomyśleć, że w dawnych czasach musiałam wystukiwać cyfrę za cyfrą na maszynie do pisania… dziś cykam po prostu zdjęcie i – tarrram – sprytny program odczytuje dane. Co za odważny nowy świat! Lecz chyba znowu popadam w dygresje. Bardzo przepraszam.
Wróćmy do tematu: aplikacje te rzeczywiście potrafią odczytać i rozpoznać cyfry i litery ze zeskanowanego obrazu rachunku i robią to z dużą dokładnością. Następnie cyfry są zamieniane na dane, z którymi może już pracować każdy program, począwszy od wspaniałego Excela, a skończywszy na uroczej zistemo. Wszystko świetnie. Tylko którą z aplikacji wybrać? By zaoszczędzić ci nieco czasu, przeanalizowałam je wszystkie.
Xpenditure
Xpenditure prowadzi pełną ewidencję wydatków, od rachunku czy paragonu po księgowanie. Aplikacja ta została wprowadzona na rynek w roku 2013 i od tego czasu cieszy się ogromnym powodzeniem. Cały proces jest bardzo prosty: użytkownik skanuje swoje rachunki za pomocą kamery internetowej lub mobilnej aplikacji, a Xpenditure wyciąga z nich odpowiednie dane, po czym organizuje i archiwizuje je. Aplikacja ta świetnie się sprawdza w firmach i start-upach, które obsługują dużą ilość rachunków i szukają szybkiego sposobu na ich ewidencjonowanie. Jest również odpowiednia dla osób, które dużo podróżują! Xpenditre rozpoznaje wiele walut i automatycznie je przelicza, korzystając z kursu wymiany walut w danym dniu. Aplikacja jest zarządzana w Niemczech i została przetłumaczona na kilka języków, co jest ogromnym plusem w porównaniu do jej konkurentek z USA.
Shoeboxed
Shoeboxed oferuje usługę zmieniania rachunków na dane od roku 2007. Możesz dosłownie włożyć swoje stare pożółkłe rachunki do pudełka po butach lub lepiej do jednej z Magicznych Kopert dostarczanych przez Shoeboxed i wysłać je pocztą do ich siedziby – usługa obejmuje darmową przesyłkę. Twoje rachunki zostaną zeskanowane i zamienione na dane, w formie akceptowanej przez urzędy skarbowe. Oczywiście możesz pominąć ten krok i po prostu przesłać własne zdjęcia cyfrowe lub skany rachunków. Shoeboxed radzi sobie z większością walut, co sprawia, że aplikacja ta świetnie nadaje się dla osób podróżujących lub pracujących w kilku krajach. Usługa ta to doskonała opcja dla osób z niewielką lub średnią ilością rachunków, a więc dla freelancerów, start-upów lub właścicieli małych firm.
Expensify
Aplikacja Expensify jest porównywalna do Shoeboxed i Xpenditure. Jej siła polega na tym, że upraszcza ona proces ewidencjonowania wydatków poprzez tworzenie i obsługiwanie formularzy dla pracowników oraz ich administratorów. Obsługuje ona waluty i podatki wielu państw. Krótko mówiąc, Expensify zapewnia solidną usługę za dobrą cenę. Czego jej brak, to wielojęzyczność Xpenditure i możliwość przesłania rachunków pocztą, jaką oferuje Shoeboxed.
Oszczędzaj pieniądze skupiając się na wydatkach!
Bez względu na to, którą z aplikacji zmieniających rachunki na dane wybierzesz, zistemo będzie współpracować z każdą z nich. Oczywiście dzięki tego rodzaju aplikacji będziesz w stanie zaoszczędzić sporo czasu. A ponieważ czas to pieniądz, szczególnie dla nas, osób prowadzących własne firmy, przyniesie ci to także korzyść finansową. W dzisiejszym świecie najpotężniejszą walutą są dane. I to właśnie powód, dla którego dzięki tym aplikacjom staniesz się bogaty. Jak Krezus.
W zistemo dane dotyczące wydatków możesz przetwarzać na raporty i statystyki, które umożliwią ci głębszy wgląd w swój interes niż kiedykolwiek dotąd. Dzięki wizualnemu przedstawieniu danych nawet osoby cierpiące na numerofobię w pełni zrozumieją swoje finanse i porównają dochody z wydatkami. Za pomocą kliku prostych kliknięć zobaczysz wyraźnie, które wydatki były potrzebne, a których należy w przyszłości unikać.
Jesteśmy tutaj, aby pomóc ci w prowadzeniu długotrwałego i solidnego biznesu – byś mniej czasu przeznaczał na martwienie się, a więcej na konkretną pracę. I na życie.
Szczęśliwego 2016 roku!
Pozdrawiam, zistemo
