Rzemieślnicy, producenci i mechanicy: wszyscy fachowcy mogą czerpać wiele korzyści z fakturowania za pomocą technologii cyfrowej i aplikacji rejestrującej czas. Zróbmy małą wycieczkę poprzez proces zistemo i zobaczmy, jak to działa w praktyce.
Świat technologii cyfrowej nie mógłby istnieć bez rzemieślników i fachowców. Internet, giełda papierów wartościowych, centra obsługi danych: wszystkie te miejsca muszą polegać na pracownikach fizycznych, ich wiedzy, fachowości i biegłości w kablach, śrubkach i innych elementach. Najpierw trzeba było przecież wybudować ściany i założyć okablowanie, aby magia technologii cyfrowej mogła się wydarzyć. Z drugiej strony, dzięki możliwościom pojawiającym się wraz z technologią cyfrową, praca fachowców też się zmienia. Muszą oni nieustannie zdobywać nowe umiejętności, zapoznawać się z nowymi procesami i organizacją zadań, by być na bieżąco z wymaganiami, jakie stawia przed nami era urządzeń mobilnych. Zwłaszcza małe firmy i przedsięwzięcia rodzinne mogłyby skorzystać na rozwiązaniach zastosowanych w zistemo. Mogłyby, choć niestety większość z nich tego nie zrobi.
Pożegnaj stare programy
Wielu z was, właścicieli małych firm rzemieślniczych wciąż jeszcze korzysta z papierowych arkuszy lub programów tak starych, że komputer z trudem daje im radę. Powody są różne: albo brak czasu i energii na zamieszanie związane z wprowadzeniem nowego sposobu administracji lub po prostu strach przed zmianami. To nie żart: znam wykwalifikowanych fachowców, którzy nie aktualizują swojego komputera i nawet nie pomyślą o kupnie nowego – ponieważ obawiają się, że program, do którego się przyzwyczaili, przestanie działać. Chciałabym, aby każdy mógł korzystać na księgowości bez papierów, tak więc proszę was, rzemieślnicy, czytajcie dalej. Dowiecie się, jak prowadzić księgowość w dobie Industry 4.0, czyli czwartej rewolucji przemysłowej.
Pożegnaj brak efektywności
Weźmy na przykład stolarza. Rano udaje się on na plac budowy, gdzie pracuje nad budową dachu. Nagle dzwoni telefon: na innej budowie, w drugim końcu miasta, niezbędna jest jakaś pilna usługa stolarska. Co robić? Gdyby ta sytuacja miała miejsce kilka lat temu, nasz stolarz zadzwoniłby do biura firmy, gdzie sekretarka lub pracownik biurowy sprawdziłby, czy inny członek ekipy jest akurat wolny i znajduje się w pobliżu. Tak byłoby w idealnym przypadku. W dzisiejszych czasach najprawdopodobniej jednak żadna sekretarka nie istnieje. Zamiast tego, stolarz stojący na dachu sam dzwoni do kilku kolegów i sprawdza, który z nich ma akurat czas i może zająć się sprawą. W najgorszym wypadku, będzie musiał sam zejść z dachu i udać się tam, gdzie go tak pilnie potrzebują.
Załóżmy, że tak właśnie robi. Tak więc, jeszcze zanim wysiądzie z samochodu, musi wyjąć kartkę i długopis i zapisać, ile czasu poświęcił na załatwienie tej awaryjnej sprawy i jakich środków to wymagało. Kartkę tę podrzuci wieczorem do biura. Gdzie ktoś (może sekretarka, może szef, a może – co często się zdarza – żona szefa, pełniąca jednocześnie funkcję sekretarki, księgowej i kadrowej) przepisze dane zanotowane na kartce do starego programu księgowego lub do dokumentu Word, aby potem wydrukować z niego fakturę.
Powitaj organizację zadań w dobie 4.0.
Organizacja zadań w dobie czwartej rewolucji przemysłowej jest znacznie prostsza. Dzisiaj nasz stolarz loguje się do aplikacji zistemo i szybko sprawdza, gdzie są rozlokowani pozostali członkowie jego ekipy. Wysyła wiadomość jednocześnie do wszystkich kolegów, a osoba która jest najbliżej miejsca budowy, zgłasza się tam, by wykonać zadanie. Po kilku sekundach, aplikacja śledząca czas dokładnie rejestruje, ile czasu zajęło mu wykonanie zadania oraz dojazd na miejsce – oraz przypisuje te dane do odpowiedniego klienta i projektu. A co lepsze: dzięki zistemo, wszystkie ważne dane dotyczące klienta są pod ręką – takie jak na przykład poprzednie sytuacje awaryjne na tej samej budowie. Pomaga to na szybką ocenę problemu i jego sprawne rozwiązanie. Wydatki, jakie były niezbędne na sprzęt i materiały, łatwo można zeskanować za pomocą aplikacji i dołączyć do faktury dla klienta. Jeśli jesteśmy już przy fakturach: z danych wprowadzonych do systemu zistemo w ciągu kilku sekund wygeneruje fakturę. A także ją wyśle. Następnie zawiadomi cię, jeśli faktura zostanie zapłacona – lub nawet wyśle przyjazne, lecz stanowczo brzmiące przypomnienie, w przypadku gdy klient zalega z płatnością.
Rejestracja czasu pracy dla fachowców
Pożegnaj się z papierowymi formularzami, które tylko kradną twój czas. Teraz nie musisz już przepisywać danych z kartki do komputera – wszystko to robi zistemo. Dzięki księgowości w chmurze, wszystkie twoje dane są dostępne bez względu na czas i miejsce, zawsze pod ręką. Śledzenie czasu pracy całej ekipy jeszcze nigdy nie było łatwiejsze, bez względu na to, gdzie znajdują się jej poszczególni członkowie. Zaloguj się po prostu w aplikacji zistemo i kliknij start. Gotowe: czas jaki poświęcisz na pracę zostanie automatycznie przypisany do klienta i projektu. Jeśli zajdzie taka potrzeba, zawsze możesz później wprowadzić zmiany ręcznie. A co najlepsze: zaoszczędzisz czas i pieniądze na podatkach. Zaproś swojego konsultanta podatkowego do zistemo, a sam zobaczysz.
Kosztorys, faktura, płatność: wszystko w jednym
Cyfrowa organizacja zadań to oszczędność papieru i czasu. Koniec ze spędzaniem czasu na nudnych i skomplikowanych obliczeniach i księgowości. W zwykłej, niezbyt pilnej sytuacji korzystanie z zistemo wygląda następująco: Po wstępnej rozmowie z klientem, jeden z członków ekipy tworzy kosztorys, który zostaje wysłany do klienta. Klient akceptuje ofertę bez zastrzeżeń lub dodaje swój komentarz – wszystko to odbywa się przez zistemo. Gdy wszystko jest już ustalone, ekipa zaczyna pracę nad projektem, śledząc każdą minutę czasu pracy i rejestrując każdy wydatek za pomocą aplikacji. Wszystkie wprowadzone dane mogą szybko zostać przekształcone w fakturę. Faktura zostaje przesłana do klienta, który dokonuje płatności za pomocą PayPal, kartą kredytową, przelewem bankowym lub w inny sposób. A jeśli nie zapłaci, automatycznie otrzymuje przypomnienie.
Jedyna rzecz, jakiej zistemo nie zrobi za ciebie, to twoja konkretna praca. Fachowa robota, do której zostałeś zatrudniony.
Zmiany wydają się przerażające. Lecz wychodzą nam na dobre. Każda zmiana to nowe możliwości. Szczególnie dla wykwalifikowanych fachowców – nie bój się więc zmian! Pozbądź się papierkowej roboty – i oszczędzaj czas. Zacznij już teraz, z darmową wersją próbną! Nie będziesz żałował. Obiecuję.
Do widzenia, good-bye i adieu, zistemo
