Perfekcyjnie wyglądające faktury to jeden z czynników, który może pomóc twojej firmie wyróżnić się na tle innych. O twoim profesjonalizmie świadczy nie tylko prowadzenie głównej działalności, lecz także to, czy dokładasz starań, aby firma była postrzegana z zewnątrz jako solidna.
Być może wystawiłeś już w swoim życiu tysiące faktur, a być może pracujesz właśnie nad pierwszą fakturą. Bez względu na twoje doświadczenie: gratulacje! Zasługujesz na to, aby za swoją pracę otrzymywać zapłatę. Lecz czy wiesz, co powinieneś zrobić, aby twoje faktury były bez zarzutu? By nie tylko dobrze wyglądały, lecz także spełniały wymogi prawne?
Zacznijmy od podstaw. Pewne rzeczy wydają się oczywiste, lecz mimo to – rany! - nigdy byś nie uwierzył, co się tutaj dzieje. Faktura, podobnie jak każde inne profesjonalnie wystawione pismo, wymaga nagłówka. Z twoim nazwiskiem lub nazwą firmy, adresem oraz logo, jeśli je posiadasz. Lecz proszę: daruj sobie wymyślne wzory w jaskrawych kolorach pobrane z WordArt – już lepiej nie mieć żadnego logo… Lecz o tym porozmawiamy innym razem. Teraz trzymajmy się tematu: na twojej fakturze muszą się znaleźć następujące dane:
- twój adres
- adres klienta
- data wystawienia faktury
- unikalny, kolejny numer faktury
- szczegółowe pozycje do zapłaty, za każdy produkt lub usługę
- informacja o koncie, na które należy dokonać przelewu, np. numer konta bankowego lub PayPal
- termin płatności
To tyle. Lecz czy jest coś, na co jeszcze musisz zwrócić uwagę, aby faktura była legalna w świetle prawa? Odpowiedź na to pytanie zależy od tego, gdzie prowadzisz działalność.
Stany Zjednoczone
Stany Zjednoczone nie stawiają wielu wymagań dla faktur wystawionych przez freelancerów – musisz mieć jednak świadomość, że twój klient będzie musiał wykazać się przed Urzędem Skarbowym rocznymi płatnościami dla ciebie, a tenże urząd może się z tobą kontaktować w tej sprawie. Moja rada jest taka: nie podawaj na fakturze swojego numeru SSN, nigdy nie wiadomo, przez czyje ręce faktura przejdzie i kto ją zobaczy. Twój klient może jednak potrzebować tego numeru raz, aby poprawnie zaksięgować wpłaty.
Wielka Brytania
Wystawiając fakturę w Wielkiej Brytanii, na dokumencie należy umieścić słowo „faktura”. Niezbędne są również następujące dane:
- unikalny numer identyfikacyjny
- nazwa twojej firmy, adres i dane kontaktowe
- nazwa firmy i adres klienta
- pozycje określające, jakie towary lub usługi sprzedano
- data dostarczenia towarów lub usług (data dostawy)
- data wystawienia faktury
- kwota przed opodatkowaniem
- podatek VAT (jeśli dotyczy)
- kwota do zapłaty
Samodzielni przedsiębiorcy muszą podać:
- swoje nazwisko lub nazwę firmy
- adres, pod który wszelkie pisma urzędowe będą wysyłane, jeśli używasz nazwy firmy
Szwajcaria, Austria, Niemcy
Państwa niemieckojęzyczne, takie jak Szwajcaria, Austria i Niemcy mają podobne wymagania – jedynym wyjątkiem jest to, że na dokumencie nie musi widnieć słowo „faktura”. Jeśli strona wysyłająca fakturę nie jest podatnikiem VAT (większość freelancerów), musi to jasno zaznaczyć na fakturze (w Niemczech: „Kein Ausweis von Ust gem. § 19 Abs. 1 UStG”, w Austrii: „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung").
E-faktury
Przyszłość, a nawet teraźniejszość fakturowania to faktury elektroniczne. E-faktury i inne rachunki elektroniczne zdecydowanie wypierają faktury papierowe. Większość firm przesyła faktury za pomocą e-maili, w formie załącznika PDF. Przez jakiś czas, przynajmniej w Europie, dokumenty te wymagały podpisu elektronicznego, by uniemożliwić wprowadzanie w nich zmian po wystawieniu faktury. Podpisy te nie są już wymagane. Wciąż jednak można wydrukować fakturę, opieczętować ją i przechowywać w archiwum – dobra i zalecana praktyka dla osób sceptycznie nastawionych do dokumentów elektronicznych.
Niepisana zasada
Choć nie obowiązuje tu żadne prawo – to profesjonalnego projektu faktury nie można przecenić. Podobnie przyjazne słowa od ciebie do klienta oraz szczere podziękowanie za współpracę sprawią, że faktura będzie nie tylko wyglądała bardziej profesjonalnie, lecz również wywrze dobre wrażenie na kliencie. Jeśli zdecydujesz się powierzyć mi fakturowanie, pozwolę ci wybrać spomiędzy kilku szablonów faktur. Oczywiście na wybranym szablonie możesz umieścić swoje logo. Znajdziesz tam również wystarczająco dużo miejsca na osobistą notatkę lub informację dla klienta.
Mam nadzieję, że informacje zawarte w tym blogu są dla ciebie przydatne, bardzo sobie cenię twoje zainteresowanie!
Pozdrawiam, zistemo
